Kjære leder, du vet at medarbeidersamtalen er et viktig virkemiddel for dine egne og medarbeidernes resultater. Allikevel har tiden blitt for knapp til forberedelsene. Jeg skal komme deg til unnsetning. Her er en hurtigguide i medarbeidersamtalens 3 steg.

STEG 1. Forberedelsen

En av de viktigste tingene du kan gjøre for å sikre en vellykket samtale er å forberede deg. Her er en sjekkliste du kan ta utgangspunkt i:

  1. Jobbeskrivelsen, mål, kompetanse og utviklingsplaner. Sjekk det dere ble enige om forrige gang. Bruk dette som grunnlag for å forberede diskusjon rundt resultater, styrker og områder for utvikling.
  2. Ta gjerne med status på prosjekter og initiativer det er jobbet med – det vil hjelpe når dere skal diskutere høydepunkter, milepæler og eventuelle utfordringer.
  3. Sjekk vurderinger og tilbakemeldinger fra forrige samtale. Det vil gi deg en oppdatering på hvordan medarbeideren har vokst og utviklet seg siden sist.
  4. Innhent innspill fra andre. Det kan nyttig å få inn tilbakemelding fra flere som har jobbet tett med medarbeideren både med tanke på vurdering og videre utvikling. 

STEG 2. Gjennomføringen

  1. Hensikten med samtalen. For å ha en vellykket samtale, må du som leder sørge for at medarbeider kjenner hensikten med samtalen. Pass også på at virksomhetens og enhetens planer er kjent og gjennomgått, slik at de danner rammen rundt den individuelle samtalen og utviklingsplanen til den enkelte.
  2. Medarbeidersamtalene handler mest om fremtid og utvikling og ikke om dårlig arbeidskvalitet, uakseptable holdninger eller svake resultater. Det er situasjoner en leder må ta umiddelbart når det oppstår underveis i året. Ta det opp direkte, utarbeid en forbedringsplan. Ikke vent til den årlige medarbeidersamtalen.
  3. Tillit mellom leder og medarbeider er vesentlig for godt lederskap. Leder stoler på medarbeiders motivasjon til å gjøre en god jobb og medarbeideren opplever at det er rom for frihet og skjønn. En godt gjennomført medarbeidersamtale vil forsterke denne tilliten.
  1. Be om tilbakemeldinger i løpet av samtalen og spør hva medarbeideren forventer av deg som leder. Det at du selv tar tilbakemeldinger viser at du evner å endre adferd hvis nødvendig. Når du viser vilje til å endre deg, vil det sannsynligvis påvirke medarbeiderens vilje til å endre seg også.

Utarbeid arbeidsmål

Mål handler om å ha en tydelig retning. Utarbeid individuelle mål og handlingsplaner sammen med medarbeideren. Målenes sammenheng er viktig og medarbeiders rolle og mål knyttes til enhetens målsetninger. Det å lage gode mål er ikke alltid enkelt, men ved å benytte SMART-metoden vil du nå langt i å sette tydelige, målbare, oppnåelige, relevante og tidsbestemte mål.

Effekten av å utarbeide arbeidsmål i felleskap

Mange har en oppfatning at mål på individnivå kun brukes for styring ovenfra, men SMARTe mål har best effekt dersom de utarbeides i fellesskap.

Utarbeide kompetanseplaner

Hva må medarbeider kunne eller lære fremover? En utviklingsplan inneholder fagkompetanse som er nødvendig for å nå mål, samt utvikling av adferd, holdninger og ferdigheter. På samme måte som med arbeidsmål har leder og medarbeider et gjensidig ansvar for å følge opp utviklingsplanen fortløpende gjennom året i avtalte statussamtaler for tilbakemelding, veiledning og eventuell justering.

STEG 3 – Oppfølgingen

Er du ferdig med medarbeidersamtalen og tenker – endelig? Men dette er bare starten, for medarbeidersamtalen får først (og størst) uttelling når det som ble avtalt, følges opp gjennom året. Med jevnlig oppfølging, vil muligheten for å nå målene øke, gi større arbeidsglede som resulterer i at dyktige medarbeidere velger å bli i virksomheten.

Sist, men ikke minst! Glem ikke å dokumentere det dere blir enige om. Det finnes digitale løsninger som støtter medarbeideroppfølging som gjør det langt enklere, tryggere og mer effektivt for både deg og medarbeider.

Faren ved å IKKE følge opp:

Mindre arbeidsglede og lavere produktivitet. Lysten til å yte det lille ekstra forsvinner.

  • Høyere turn-over. Når arbeidsgleden forsvinner begynner mange å se seg rundt. Risikoen er høy for at de beste slutter. Det kan bli en dyrekjøpt erfaring.
  • Lavere måloppnåelse. Fokus på de viktige målene svekkes, utfordringene ble ikke tidsnok adressert.
  • Planen følges ikke. Risikerer avvik fra planen og det blir vanskelig å hente seg inn igjen.
  • Medarbeideren utvikler seg ikke. Oppfølging er nødvendig for utvikling og læring.

Lykke til med medarbeidersamtalen!

Lyst til å lære mer? I >15 år har jeg jobbet med medarbeidersamtalen – innhold, struktur og gjennomføring og holdt kurs for HR og ledere. I workshop’en «Den moderne medarbeidersamtalen» gjennomgår vi alt du trenger som leder for å få maksimalt utbytte av denne viktige samtalen med dine medarbeidere. Liten innsats fra din side som gir stor avkastning.

Sjekk workshop – medarbeidersamtale