Årets medarbeidersamtaler står for tur og i år slipper vi ikke unna. HR har nemlig tatt grep og fått ledelsen med på det – eller var det omvendt? Så viktig er medarbeidersamtalene at lederne skal følges opp og måles på om samtalene faktisk gjennomføres.

Heldigvis er det få eller ingen ‘fluer på veggen’ under selve medarbeidersamtalen, så det er ingen som får vite noe om innholdet eller merke noe til kvaliteten. Bortsett fra medarbeiderne da. Men heldigvis og i all rettferdighet – vi har da lang erfaring. Medarbeidersamtaler har vi jo hatt alle sammen selv om årets medarbeiderundersøkelse fastslo at kun 50 % av de ansatte har merket noe til det.

For å komme det nye medarbeidersamtale-regimet i forkjøpet har jeg gjort en liten analyse på hva som kan gå galt og hva du som leder kan gjøre.

Feil #1. Overraskelser

Virker medarbeiderne overrasket over dine tilbakemeldinger? Dersom du hele året samler opp saker du vil ta opp kan du oppleve at medarbeideren – som har svært godt inntrykk av sin egen innsats – blir overrasket over at du ikke er like imponert. Da kan du risikere at møtet ikke blir helt som forventet.

Tips! Snakk sammen underveis i året. Inviter jevnlig til kortere og uformelle ad hoc eller faste statussamtaler.

Feil #2. Skjær alle over en kam

Du har funnet en form og et format og bruker samme teknikk på alle medarbeidere uansett personlighet og stilling fordi det sparer deg for tid og krefter i forberedelsene. Dersom medarbeideren underveis i samtalen blir urolig på stolen, fjern i blikket og lider av akutt hjemlengsel – kan det være et tegn på at det er lurt å endre taktikk.

Tips! Tilpass din stil og behandle alle mennesker individuelt – ingen er like.

Feil #3. Finn alle svakhetene

Det er viktig med tilbakemeldinger og du har laget deg et flott system som du inne i deg kaller «mangel-lappen» hvor du noterer alle problemene og utfordringene med din medarbeider. Du er fornøyd med lappen din og føler deg godt forberedt. Når du ramser opp alle manglene kan vedkommende til din store overraskelse bli sur, gå i forsvar, løpe ut av kontoret og reise hjem.

Tips! Ha fokus på hvordan den enkelte kan forbedre og utvikle seg på de ulike områdene i stedet. Samme lapp – ny vinkling.

Feil #4. Utsett eller avlyse medarbeidersamtalen

Du er en lojal og ansvarsfull person. Kunder, interne prosjekter, nærmeste leder og ikke minst toppledelsen er dine klare prioriteter. Datoen for medarbeidersamtalen utsettes, det haster da tross alt ikke – alle forstår vel det.

Tips! Kjør medarbeidersamtalen som avtalt. Om du utsetter eller avlyser så sier du indirekte at du ikke bryr deg om folkene dine.

7 tips til medarbeidersamtalen

  • Fokuser på hva som er oppnådd
  • Avklar eventuelle misforståelser
  • Identifiser medarbeiders styrker og bygg videre på disse
  • Diskuter og avklar rollen og forventningene til den
  • Definer mål og viktige aktiviteter
  • Identifiser utviklingsbehov på kort og lang sikt
  • Diskuter delegering av ansvar og oppgaver

Ps. Du som leser dette har også hatt medarbeidersamtaler enten som leder, medarbeider eller begge deler. Hva er det som ikke fungerer og hva er bra? Del gjerne dine erfaringer med oss andre «dummies».

 

Les e-bøkene

Les ‘LEDELSE PÅ 60 MINUTTER’
Les ‘Smart medarbeider på 60 minutter’