Når halvårsresultatet skal resenteres er det lett å kjenne spenningen rundt det. Er KPIene i rute, i pluss, minus, avvikende eller knall røde? I august skal kvartals- og halvårsresultat presenteres. Bak mål? I så fall hva var hindringene på veien?
Er årsaken til de røde tallene eksterne forhold – som plutselige svingninger i markedet, pandemi, krig e.l. – kan vi i det minste skylde på det. Det er tross alt lettere å stå skolerett for styret da.
Litt verre å forklare er manglende evne til å se rundt neste sving sammen med en syltynn kjøreplan.
Hvorfor er KPI så viktig for et godt halvårsresultat
Vi ikke kan kan endre historien. Den kan pyntes på, men når tall er utgangspunktet er det ikke så lett. Den gode nyheten er at vi kan påvirke fremtiden; neste kvartal og kvartalene etter det. Trøsten får være læringen. –Ingen ting er så lærerikt som å gjøre feil, sier alle store lederguruer.
Fattig trøst når læringen svir i lommeboka.
Er du blant de heldige, er ikke et godt halvårsresultat uten for rekkevidde eller dekkene dine så flate etter første halvår at du må stenge butikken.
KPI-er er ikke bare tall. De er navigasjonssystemet som viser:
- om du er på vei mot målet
- hvor du avviker
- hva som må justeres
- hvilke tiltak som faktisk virker
Problemet oppstår når KPI brukes som et etterpå-klokt rapporteringsverktøy, i stedet for et styringsverktøy for fremtiden.
Hva er KPI er
Selv om det er barnemat for mange er jeg selv fasinert av ‘leading & lagging indicators’. Eller bevisstheten om forskjellen mellom disse.
Leading indicators (fremtidsrettet) er KPIer der tiltakene man har besluttet påvirker og er kanskje til og med avgjørende for å nå et fremtidig mål.
Eksempler:
- Antall kundemøter
- Pipeline-verdi
- Antall tilbud sendt
- Responstid
- Andel fullførte aktiviteter i planen
Lagging indicators (historiske) på den annen side er viktige for å få fakta på bordet, men alt de gjør er å beskrive en realitet. Det som er historisk er skrevet i sten og kan ikke lenger påvirkes. Finans- og regnskapsfolk elsker historiske data – det er jobben deres. Dette er resultatene som viser hvordan det gikk — men som ikke lenger kan påvirkes.
Eksempler:
- Omsetning
- Margin
- Churn
- Kundetilfredshet
- Leveringspresisjon
Jobben til daglig leder, strategidirektør og funksjonsledere er å utarbeide planer som påvirker resultatene frem i tid. Deres jobb er, sammen med sine medarbeidere, å mekke den planen som med størst sannsynlighet vil gi bra resultater i neste runde.
Kort sagt: Leading = påvirker fremtiden Lagging = beskriver fortiden
Key Performance Indicator – (KPI)
En ‘leading’ indikator er KPIer støttet av aktiviteter som påvirker resultatet eller målet (fremtid).
En ‘lagging’ indikator er KPIens løpende resultat (fortid).
Sli sikrer du et godt kvartals- og halvårsresultat
Leste du det jeg skrev ved inngangen til andre kvartal i år? Hvis ikke… her er noen tips for å lande neste kvartal uten riper i lakken og flate dekk. Kontroll på halvårsresultatet. Jobb smart de neste tre månedene. Og når jeg først er i gang, deler jeg også denne: Skyt blink ved hjelp av mål.
1. Start med en konkret og realistisk plan. En plan skal ikke være et dokument — den skal være et arbeidsverktøy.
2. Velg 3–5 KPI-er som faktisk betyr noe. Ikke alt som kan måles, bør måles.
3. Knytt hver KPI til tydelige aktiviteter.En KPI uten tiltak er bare pynt.
4. Følg opp leading KPI ukentlig. Dette er den største forskjellen mellom de som lykkes og de som ikke gjør det.
5. Evaluer og juster — ikke vent til kvartalet er over. Små justeringer tidlig slår store tiltak sent.
Oppsummering
Oppsummering
Et godt halvårsresultat handler ikke om flaks, marked eller tilfeldigheter. Det handler om:
- tydelige mål
- riktige KPI-er
- gode tiltak
- jevn oppfølging
- læring underveis
Og ikke minst: å bruke KPI som et styringsverktøy, ikke et rapporteringsverktøy.
Lykke til med tredje kvartal, enten vi liker det eller ikke – starter kvartalet ubønnhørlig ….
1. juli.
God sommer!
SJEKK KURS/WORKSHOP FOR LEDERE:
Nå mål med effektiv målstyring
Les e-bøkene
Svaret er nærmere enn du tror. Be om å få e-boken «Ledelse på 60 minutter» her på denne siden. E-boken er for nye og erfarne ledere. E-boken koster 200 kr og går til utdanning av talentfull ungdom som ikke har økonomisk mulighet selv i regi av fadderorganisasjonen «Indias Barn».
Beslutningsvegring, dårlig kommunikasjon, manglende evne til delegering og å unngå vanskelige samtaler er oppskriften på dårlig ledelse. Så motsatt fortegn av alt som står under punktet «Hva kjennetegner en god leder».
Anerkjennelse, klare mål og muligheter for utvikling er nøkkelen til å holde medarbeidere engasjerte. En leder trenger ikke å være alt, men genuin interesse i ansattes vekst, læring samt støtte dem i prioritering og oppnåelse av mål er et viktig utgangspunkt. Gi ansvar og stol på at medarbeideren løser oppgaven.
Lytt aktivt og vær tilstede. Vær opptatt av medarbeiderens utvikling og sett tydelige arbeidsmål og utviklingsmål sammen med den enkelte. Be om og lær fra tilbakemeldinger. Be om innspill, basert på disse egen vurdering ta beslutning og kommuniser. En rådgiver, coach eller mentor kan også styrke ledelsesferdigheter.
